�ORLU BELED�YES�

Ar�iv M�d�rl��



Atilla SARAÇ

�leti�im Bilgileri

	444 99 59

	02826847563

	atilla.sarac@corlu.bel.tr

	H�d�ra�a Mah. Ahmet Taner K��lal� Cad. No:18 �orlu

ÇORLU BELED�YE BA�KANLI�I
AR��V MÜDÜRLÜ�Ü
GÖREV VE ÇALI�MA YÖNETMEL��

�Ç�NDEK�LER

B�R�NC� BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Kurulu� ve Dayanak, Tan�mlar

1. Amaç 3

2. Kapsam 3

3. Kurulu� ve Dayanak 3

4. Tan�mlar 3

�K�NC� BÖLÜM

Müdürlü�ün Te�kilat�, Ba�l�l�k

5. Ar�iv Müdürlü�ünün Te�kilat� 3

6. Ba�l�l�k 4

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar�

7. Ar�iv Müdürlü�ünün Yetki ve Sorumluluklar� 4

8. Ar�iv Müdürlü�ünün Görevleri 4

9. Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluklar� 4

10. �ef, Memur, Sözle�meli ve Di�er Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluklar� 5

11. �dari ve Teknik ��ler �efli�inin Görev, Yetki ve Sorumluluklar� 5

12. Ar�iv Hizmetleri �efli�inin Yetki ve Sorumluluklar� 5

13. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri �efli�inin Yetki ve Sorumluluklar� 6

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çal��ma �ekli ve ��leyi�

14. 6

15. 6

16. 6

17. 6

18. 6

BE��NC� BÖLÜM

Koordinasyon

19. Di�er Kurulu�larla Koordinasyon 7

ALTINCI BÖLÜM

Son Hükümler

20. 7

21. Yürürlük 7

22. Yürütme 7

ÇORLU BELED�YE BA�KANLI�I

Ar�iv Müdürlü�ü

Görev ve Çal��ma Yönetmeli�i

B�R�NC� BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Kurulu� ve Dayanak, Tan�mlar

Amaç

MADDE 1. Bu yönetmeli�in amac�, Ar�iv Müdürlü�ünün te�kilat yap�s�n�, hukukî statüsünü, görev, çal��ma usul ve esaslar�n� belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir �ekilde yürütülmesini sa�lamakt�r.

Kapsam

MADDE 2. Bu yönetmelik, Ar�iv Müdürlü�ündeki; Müdür, �ef, memurlar, di�er personelin görev, yetki ve sorumluluklar� ile çal��ma usul ve esaslar�n� kapsar.

Kurulu� ve Dayanak

MADDE 3.

· Ar�iv Müdürlü�ü, Çorlu Belediye Meclisinin 05.10.2016 tarih ve 2016/142 say�l� karar� ile kurulmu�tur.

· Bu Yönetmelik 5393 say�l� Belediye Kanunun 15. Maddesinin (b) bendi hükmüne dayanarak haz�rlanm��t�r.

Tan�mlar

MADDE 4. Bu Yönetmelikte geçen;

· Ba�kanl�k: Çorlu Belediye Ba�kanl��’n�

· Meclis: Çorlu Belediye Meclisi’ni

· Müdür: Ar�iv Müdürü’nü

· Müdürlük: Ar�iv Müdürlü�ü’nü

· Personel: Ar�iv Müdürlü�ü’nde görevli tüm personeli ifade eder.

�K�NC� BÖLÜM

Müdürlü�ü Te�kilat�, Ba�l�l�k

Ar�iv Müdürlü�ünün Te�kilat�

MADDE 5. Ar�iv Müdürlü�ü a�a��da belirtilen personelden olu�ur;

a. Müdür,

b. �ef,

c. Memurlar,

d. Sözle�meli personel ve/veya i�çi,

e. Di�er personel.

Ar�iv Müdürlü�ü te�kilat yap�s�;

a. �dari ve Teknik ��ler �efli�i,

b. Ar�iv Hizmetleri �efli�i,

c. Dijital Ar�iv Hizmetleri �efli�i

Ba�l�l�k

MADDE 6. Ar�iv Müdürlü�ü, Belediye Ba�kan�na veya görevlendirece�i Ba�kan Yard�mc�s�na ba�l�d�r. Ba�kan, bu görevi bizzat veya görevlendirece�i ki�i eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar�

Ar�iv Müdürlü�ü’nün Yetki ve Sorumluluklar�

MADDE 7. Ar�iv Müdürlü�ü, Çorlu Belediyesi Ba�kanl�k Makam�nca verilen ve bu yönetmelikte belirtilen görevleri, belirli bir plan ve program dâhilinde yapmakla mükelleftir.

Ar�iv Müdürlü�ü’nün Görevleri

MADDE 8. Ar�iv Müdürlü�ü’nün görevleri a�a��da belirtilmi�tir;

a. Ar�iv mevzuat�n� ve de�i�iklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sa�lamak.

b. Belirli bir süre saklanacak ar�ivlik malzeme için Müdürlükler içinde “Birim Ar�ivi” kurulmas�n� sa�lamak.

c. Müdürlüklerin birim ar�ivlerinin düzenlenmesi çal��malar�n� koordine etmek ve bu konuda dan��manl�k hizmeti vermek, sonuçlar� de�erlendirmek.

d. Birim ar�ivlerinden kurum ar�ivine evrak intikalinin gerçekle�mesini takip ve kontrol etmek.

e. Kurum ar�ivini kurmak ve idare etmek.

f. Müdürlüklerdeki Birim Ar�ivi ve Kurum Ar�ivlerinin elektronik ortamda de�erlendirilmesi için projeler üretmek.

g. Kurum Ar�ivine gelen malzemelerden muhafazas�na lüzum kalmayanlar�n ay�klanmas� için komisyon olu�turmak ve imha i�lemlerini yürütmek.

h. Ay�klama ve �mha ��lemleri neticesinde, Kurum ar�ivinde saklanmak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.

i. Ar�iv Müdürlü�ü kurum ar�ivi bünyesindeki ar�iv malzemelerini ar�iv mevzuat�nda belirtildi�i �ekilde, her türlü zarar ve zararl�lardan korumak.

j. Çorlu Belediyesi bünyesinde üretilen evraklar�n ar�ivlenmesi s�ras�nda uygulanacak tekniklerin standardizasyonu için proje üretmek.

k. Çorlu Belediyesi ar�ivlerini düzenleme çal��malar�nda elde edilen verilerin bilgisayar ortam�na aktar�lmas� ve de�erlendirilmesi i�lemlerini koordine etmek, ç�kan sonuçlar� de�erlendirmek.

l. Ay�klama ve �mha Komisyonun tereddüt etti�i konularda Devlet Ar�ivleri Genel Müdürlü�ü’nden Ba�kanl�k kanal�yla görü� talep etmek.

m. Çorlu Belediyesi Ba�kanl�k Makam�nca verilecek di�er benzer görevleri ifa etmek.

Müdür’ün Görev, Yetki ve Sorumluluklar�

MADDE 9. Müdürün görev, yetki ve sorumluluklar�;

a. Müdürlü�ün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu olan ki�idir. Müdürlük bünyesinde görevli tüm personelin amiridir,

b. Müdürlü�ün görevlerinin yürütülmesini, koordinasyonunu, düzenini sa�lamak görev ve sorumlulu�u müdüre aittir,

c. Personel idaresi, izinler ve çal��ma düzeninin sa�lanmas�, disiplin i�lerinin takibi ve personel aras�nda görev bölümü yapar,

d. Gelen ve giden evrak� inceler ve gere�ini yaz�p imzalar,

e. Kurum Ar�ivi bünyesinde kurulacak olan Ay�klama ve �mha Komisyonuna ba�kanl�k eder,

f. Müdürlük çal��malar�n�n düzenli ve eksiksiz yerine getirilmesi için gerekli tedbirleri al�r,

g. Ar�iv alan�yla ilgili teknolojik geli�meleri takip edip kuruma yans�t�r.

�ef, Memur, Sözle�meli ve Di�er Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluklar�

MADDE 10.

a. Müdürün direktifleri do�rultusunda Müdürlük görevlerinin yürütülmesi ve memurlar�n düzenli, tertipli çal��mas�n� sa�lamakla görevlidir. Memurlar taraf�ndan yap�lan i�leri kontrol eder, i�lemlerin eksiksiz ve zaman�nda yap�lmas�n� sa�lar.

b. Müdürlük bünyesinde faaliyet gösteren personel, üstlerinin yapt�� görev bölümüyle kendisine tevdi edilen i�leri mevzuata uygun ve tam olarak zaman�nda yapmakla görevlidir.

�dari ve Teknik ��ler �efli�inin Görev, Yetki ve Sorumluluklar�

MADDE 11. �dari ��ler Bürosunun görev, yetki ve sorumluluklar�;

a. Yap�lacak ihalelerin teknik �artname hariç olmak kayd�yla dosyalar�n� haz�rlar ve takibini yapar,

b. Müdürlü�ün faaliyetleri ve personeli ile ilgili yaz��malar�n takibini yapar ve sonuçland�r�r,

c. Müdürlük yaz��malar�n� haz�rlar, müdürlü�e gelen yaz� ve tebli�leri ilgili bürolara ula�t�r�r,

d. Personel giri�, ç�k�� ve imza föylerini haz�rlar, takip eder, muhafaza eder ve ilgililere ula�t�r�r,

e. Büro ve k�rtasiye malzemeleri ihtiyac�n� tespit, takip eder ve sonland�r�r,

f. Müdürlü�ün ayniyat i�lerini takip eder,

g. Müdürlükçe verilecek di�er görevleri yapar,

Ar�iv Hizmetleri �efli�inin Yetki ve Sorumluluklar�

MADDE 12. Ar�iv Hizmetleri bürosunun görev, yetki ve sorumluluklar�;

a. Birimlerdeki ar�iv malzemesini tespit eder,

b. Birimlerin ar�iv faaliyetlerine dan��manl�k yap�p, denetler,

c. Ar�iv konusunda standartlar olu�turur,

d. Mevzuat� takip eder ve kuruma uygulanmas�n� sa�lar,

e. Ar�iv kodlar�n� tespit eder ve kuruma uygulanmas�n� sa�lar,

f. Mekan, ekipman ve teçhizat ihtiyac�n� takip eder ve sonland�r�r,

g. Hizmet içi e�itim ile ilgili çal��malar� haz�rlar,

h. Faaliyetlerle ilgili yap�lan ihalelerin kontrol ve muayene i�lemlerini yürütür,

i. Birimlerdeki ar�iv malzemesini devralmak, devral�nan malzemeyi tasnif etmek ve yerle�tirmek, saklama süresi dolan evraklar�n imha i�lemlerini yürütür,

j. Kurum ar�ivi malzemesinin envanter, katalog ve listeleme i�lemlerini haz�rlar, olu�turulan katalog, envanter ve listelerin güvenli�ini sa�lar,

k. Ar�iv depolar�nda ar�iv malzemelerinin uygun �ekilde korunmas�n� sa�lar,

l. Gereken malzemenin, restorasyon ve ciltleme i�lemlerini takip eder,

m. Kurum ar�ivindeki malzemelerden, isteklilere zimmetle dosya verir veya dosya al�r,

n. Müdürlükçe verilen di�er görevleri yapar.

Dijital Ar�iv Hizmetleri �efli�inin Yetki ve Sorumluluklar�

MADDE 13. Dijital Ar�iv Hizmetleri biriminin düzenli ve aksamaks�z�n çal��mas�n� temin etmek maksad�yla;

a. Devlet Te�kilat� Veri Taban� kodlar�n�n takibi ile güncellemelerinin yap�lmas� ve Bilgi ��lem Müdürlü�ü Sistem Yöneticisine bildirilmesi,

b. Devlet Ar�ivleri Genel Müdürlü�ü taraf�ndan bildirilen saklama kodlar�n�n ve Standart Dosya Plan� kodlar�n�n güncellenmesi için Bilgi ��lem Müdürlü�ü Sistem Yöneticisine bildirilmesi,

c. Göreve yeni ba�layan personele ait unvan, birim ve sistem görev tan�m� bilgilerinin zaman�nda EBYS’de tan�mlanmas� ve sistemde kullanaca�� elektronik imzas�n�n temini için gerekli bildiriminin yap�lmas�,

d. Genel evrak say�salla�t�rma, ar�ivleme, eri�im ve imha süreçlerinin tasarlanmas� ve gerçekle�tirilmesine yönelik faaliyetlerin yürütülmesi,

e. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile ilgili çal��malar�n �lgili Müdürlüklerle beraber koordine edilmesi,

f. Say�sal evraklara ula��m konusunda kullan�c�lara teknik destek ve yard�m verilmesi Bilgi ��lem Müdürlü�ü ile beraber koordine edilir,

g. Kullan�c� e�itimlerine destek sa�lanmas�,

h. Kurumumuzdaki önemli evrak ve dosyalar� say�salla�t�r�r,

i. Kurumun dijital ar�iv çal��malar�nda Bilgi ��lem Müdürlü�ü ile koordineli olarak çal��r,

j. Fiziksel ar�ivleme süreçlerinde belgenin tasnifi, veri giri�i, tarama, adland�rma, indeksleme, kutulama i�lemlerini yapar ve ilgili müdürlüklerince de yap�lmas�n� ve kontrolünü sa�lar.

k. Dijital ar�ivleme süreçlerinde belgenin tasnifi, veri giri�i, tarama, görüntü iyile�tirme, adland�rma, indeksleme, kontrol, onaylama, sisteme aktar�lmas� i�lemini gerçekle�tirir,ilgili müdürlüklerince de yap�lmas�n� ve kontrolünü sa�lar.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çal��ma �ekli ve ��leyi�

MADDE 14. Müdürlü�e gelen ve giden yaz�lar�n tamam� evrak kay�t defterlerine kaydedilir, Müdür taraf�ndan gere�i yaz�larak imzalanan evrak, i�leme konulur.

MADDE 15. Müdürlü�ün personeli, mevzuat çerçevesinde kendilerine verilen görevleri yapmak zorundad�r.

MADDE 16. Müdürlü�ün personeline verilen belgeler, dosyalar ve i�ler zimmet kar��l��nda ilgililere verilir. �lgililer zimmetindeki bilumum belgeler ve dosyalardan �ahsen sorumludurlar.

MADDE 17. Ar�iv Müdürlü�ündeki çal��malar, Müdür taraf�ndan düzenlenen plan ve program içerisinde yürütülür.

MADDE 18. Müdürlükte tutulan defter, dosya ve klasörler ar�iv mevzuat�na uygun olarak düzenlenir ve ar�ivlenir. Ar�iv, müdür taraf�ndan görevlendirilen memurun sorumlulu�undad�r.

BE��NC� BÖLÜM

Koordinasyon

Di�er Kurulu�larla Koordinasyon

MADDE 19. Belediye Ba�kan� veya Belediye Ba�kan�n�n yetki verdi�i Ba�kan Yard�mc�s�n�n denetim ve gözetimi alt�nda, Belediye içi birimlerle ve Belediye d�� özel ve tüzel ki�iler, Valilik, Kamu Kurum ve Kurulu�lar� ve di�er �ah�slarla ilgili gerekli görülen yaz��malar yürürlükteki mevzuata göre yap�l�r.

ALTINCI BÖLÜM

Son Hükümler

MADDE 20. Ar�iv Müdürlü�ü ile ilgili olarak bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 5393 say�l� Belediye Kanunu,Devlet Ar�ivleri Yönetmeli�i ve di�er mevzuatta yer alan hükümler uygulan�r.

Yürürlük

MADDE 21. Bu yönetmelik hükümleri; Çorlu Belediye Meclisince kabulü ve web sitemizde yay�nland�� tarihte yürürlü�e girer.

Yürütme

MADDE 22.

Bu yönetmelik hükümleri Belediye Ba�kan� ile ilgili ba�kan yard�mc�s� ve müdür taraf�ndan yürütülür.

Ar�iv M�d�rl���

Ar�iv M�d�rl��