T.C.
ÇORLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK VE TANIMLAR
AMAÇ
MADDE-1
Bu yönetmeliğin amacı, Özel Kalem Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
KAPSAM
MADDE-2
Bu yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğü’ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma, usul ve esaslarını kapsar.
DAYANAK
MADDE 3
Çorlu Belediye Meclisinin 06/04/2007 tarih ve 2007-108 sayılı kararı ile kurulmuş olan Özel Kalem Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.
TANIMLAR
MADDE-4
Bu yönetmelikte geçen;
a) Belediye : Çorlu Belediyesi’ni
b) Meclis : Çorlu Belediye Meclisi’ni,
c) Encümen : Çorlu Belediye Encümeni’ni,
d) Müdürlük : Özel Kalem Müdürlüğü’nü
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
TEŞKİLAT VE BAĞLILIK
TEŞKİLAT
MADDE-5
Özel Kalem Müdürlüğü’nün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
a. Müdür
b. Memurlar
c. Sözleşmeli Memur
d. Hizmetli Personel
Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a. Müdür
b. Özel Kalem Bürosu
c. Kalem
d. Basın Yayın Birimi
DİĞER PERSONEL
Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün teklifi ve Belediye Başkanı’nın onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “Büro Sorumlusu” ve “ Yönetici Yardımcısı” görevlendirilmesi yapılabilir.
Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu Şefler dahil olmak üzere Yönetici Yardımcısı ve Büro Sorumlusu’nun görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.
Bağlılık
MADDE-6
Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanı’na direk bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUK
MADDE-7
-Başkana intikal eden sözlü ya da yazılı talepleri, randevuları, günlük olarak takip eder.
-Başkanın tüm iletişim ve haberleşmesini sağlar.
-Başkanın özel resmi yazışmalarını, müdürlüğün tüm yazışmalarının takip edilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlar.
-Başkana gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirip ilgili birimlere sevk eder, başkanın görmesi gerekenleri üst yazıyla konu özetlenerek başkanın onayına sunar. İlgili birime sevk edilerek genel kayda alınıp takibi yapılır.
MÜDÜRLÜK YETKİSİ
MADDE-8
Özel Kalem Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanunu’na dayanarak Belediye Başkanı’nca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
MÜDÜRLÜĞÜN SORUMLULUĞU
MADDE-9
Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanı’nca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
MÜDÜRÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU
MADDE-10
1- Özel Kalem Müdürlüğü’nü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
2- Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
3- Özel Kalem Müdürlüğü’nün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir.
4- Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
5- Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
6- Belediye Başkanı’nın verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurlarını yetiştirmekten, hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.
ÖZEL KALEM BÜROSU GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU
MADDE-11
1- Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar ve memurları vasıtasıyla yaptırırlar.
2- Büro sorumlusu, işlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar.
3- Bürosundaki personele iş dağıtımı yaparak sonuçlarını izler.
4- Müdürlüğe gelen giden evrakların, dosyaların diğer belgelerin kayıt havale dosyalama işlemlerini yürütür.
5- Müdürlüğe ait genelge yönetmelik ve kararları deftere işleyerek incelemeye hazır hale getirir.
6- Müdürlüğün işlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçenin hazırlanması, personelin özlük hakları yazışmaları, tahakkuk işleri, demirbaşındaki malzemelerin kayıtlarını tutar. Yıl sonunda döküm hazırlar.
7- Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlar, gerektiğinde bu hususta işlem yapar.
8- Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak ve ilgililere aktarır.
9- Kendisine direkt bağlı bulunan Memurlarının çalışmasına nezaret eder.
10- Görev unvanına uygun olan ve amirin istediği diğer işleri yapar.
11- Kendisine bağlı olarak çalışmakta olan personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için eğitilmeleri yolunda çalışmalar yürütür.
BİLGİSAYAR (DAKTİLOGRAF) VE KATİPLERİN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI
MADDE-12
Başkanın ve Müdürlüğün yazışmalarını, gelen – giden evrakların takibini arşivlenmesini, sekreterlik görevini şefe bağlı olarak yapar.
MEMURLARIN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
MADDE-13
Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
GÖREV VE HİZMETLERİN İCRASI
GÖREVİN ALINMASI
MADDE-14
Bilgisayar(daktilo) ve katipler dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.
GÖREVİN PLANLAMASI
MADDE-15
Özel Kalem Müdürlüğü’ndeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.
GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ
MADDE-16
Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
İŞBİRLİĞİ VE KOORDİNASYON
MÜDÜRLÜK BİRİMLERİ ARASINDA İŞBİRLİĞİ
MADDE-17
1- Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
2- Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
3- Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
4- Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
5- Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
DİĞER KURUM VE KURULUŞLARLA KOORDİNASYON
MADDE-18
1- Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.
2- Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısı’nın parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
ALTINCI BÖLÜM
EVRAKLARLA İLGİLİ İŞLEMLER VE ARŞİVLEME
GELEN GİDEN EVRAKLA İLGİLİ YAPILACAK İŞLEM
MADDE-19
1- Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
2- Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.
ARŞİVLEME VE DOSYALAMA
MADDE-20
1- Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
2- İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
3- Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
YEDİNCİ BÖLÜM
DENETİM
DENETİM, PERSONEL SİCİL VE DİSİPLİN HÜKÜMLERİ
MADDE-21
1- Özel Kalem Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
2- Özel Kalem Müdürü 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir.
3- Özel kalemi Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
4- Özel Kalem Müdürlüğü’nde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vs. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
ÇEŞİTLİ VE SON HÜKÜMLER
YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN YÖNETMELİK
MADDE-22
Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, önce yürürlükte olan Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
YÖNETMELİKTE HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER
MADDE-23
İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
YÜRÜRLÜK
MADDE-24
Bu yönetmelik Belediye Meclisi’nin kabulü tarihinde yürürlüğe girer.
YÜRÜTME
MADDE-25
Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.